作者： 研究生院 时间：2016-05-24
各学院：
为做好毕业生档案管理和转递工作，确保档案材料归档及时、管理规范、转递顺畅，现将有关事项告知如下：
一、2016届毕业生归档材料的收集、要求
1．毕业生档案材料：（入校前人事档案已归档）
（1）湖南科技大学硕士研究生录取登记表
（2）湖南科技大学硕士学位申请书
（3）湖南科技大学学位评定委员会批准授予硕士学位的决定
（4）湖南科技大学研究生学籍表（含课程成绩单）
（5）湖南科技大学硕士毕业生登记表
（6）湖南科技大学硕士学位论文
（7）湖南科技大学婚育证明
（8）湖南科技大学硕士研究生奖惩材料
2. 归档材料必须真实、可靠，复印、复写材料及证件（合格证、荣誉证等）不能归档，所有表格、决定、申请都需要加盖相应的校、院、系等印章，档案袋内所有材料编写材料编号入档；
3．奖惩材料归档要求：校级及校级以上的奖励材料和受严重警告及以上处分的材料（原文）归档，学院的奖励和处分材料不在归档范围；
4．清查、整理好档案后，请在档案袋封面备注栏内标识“√”。
二、2016届毕业生档案归档、转递工作
（一）毕业生档案转递政策及去向
1、中央组织部、人力资源社会保障部、发展改革委、财政部、国家档案局等五部门联合下发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，明确将于2016年1月1日起取消流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费，各地要将相关经费纳入同级财政预算。
2、流动人员（含高校毕业生）人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人力资源社会保障部门所属的公共就业和人才服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。跨地区流动的流动人员人事档案，可由其户籍所在地的公共就业和人才服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。
3、高校毕业生到具有档案管理权限的机关、事业单位、国有企业就业的，由单位直接接收、管理档案。到无档案管理权限的单位（私营企业、外资企业等）就业的，可由各地公共就业和人才服务机构负责提供档案管理等人事代理服务。高校毕业生离校时没有就业的，档案可由学校统一发回原户籍所在地公共就业和人才服务机构保管。档案不允许个人保存。
（二）2016届毕业生档案转寄信息的征集
1、各学院就业老师及时收集各毕业生档案转递信息并规范填写好“2016届毕业生档案转递信息表”中各项信息。
2、已就业的毕业生，其档案转至报到地的用人单位、或由用人单位委托人事代理、或自主选择人才市场办理人事代理或回生源所在地。未就业的毕业生，其档案转递由毕业生自主选择，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在研究生主页下载专区下载），经学院同意后方可办理。湖南生源转至毕业生所属市的市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生档案转至毕业生所属省教育厅或省人力资源与社会保障厅指定的毕业生就业工作服务部门；②省中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案托管，2016届毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》，托管期限根据个人协议而定。③人事代理。（由于政策有变，今年毕业生自行联系户籍所在地或就业单位所在省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议。④暂由学校保管。原则上学校只保管未毕业的学生档案，毕业生档案一般不留校保管。如特殊情况需留校保管或补充材料的，保管期限为一年，由毕业生本人提出申请，填写《湖南科技大学毕业档案留校保管申请单》，经相关部门签字审定后，档案室代其保管。一年后，毕业生本人仍未调出档案的，学校依据国家相关就业政策，不再为其代管，学校将满一年的毕业生档案转至毕业生生源所在地。
3、请各学院于2016年6月10日前交“2016届毕业生档案转递信息表”电子版及纸质版各一份到学生档案室。要求电子版和纸质版绝对一致，纸质文件经由就业负责老师亲自核对签字并加盖研究生办公章后递交学生档案室。
（三）2016届毕业生档案收集、整理、归档、分档工作
各学院就业老师收集整理完毕毕业生的8类归档材料后，请于6月20日~7月8日期间带领专人来学生档案室进行材料归档和分档工作，并协助办理档案邮寄事项。
（四）2016届毕业生档案寄递工作及查询事项
1、2016年7月8日之前由学生档案室负责老师，依据“毕业生档案转递信息表” 通过中国邮政局采用EMS快递方式邮寄或送递至档案接收单位。
2、EMS快递方便查询，毕业生可以上网查看自己档案流动去向。请毕业生务必在档案寄出后两个月内到档案接收单位查询、核实本人档案是否收到。
（五）2016届毕业生档案转递工作其它注意事项
1、有个人提取档案的请于6月底凭身份证、毕业证复印件到综合楼B508办公室办理。
2、各学院认真审核毕业生提交的“应届毕业生档案留校申请表”， 请严格把关，切勿滥留。
3、“应届毕业生档案留校申请表”与“毕业生档案转递信息表”请于6月10日之前统一交学生档案室。
4、暑假期间可查询档案去向，原则上不办理毕业生档案调出、邮寄等事宜。其他查询工作请电话联系，档案室联系电话：58291567。
湖南科技大学研究生院
湖南科技大学学生档案室
2016年5月24日
