作者： 研究生院 时间：2014-06-05
各教学院：
为做好2014届硕士毕业生档案管理和转递工作，确保档案材料归档及时、管理规范、转递顺畅，现将有关事项通知如下：
一、归档材料的收集、要求
1.硕士毕业生档案归档材料请参照附件1。
二、档案管理
1.已就业的毕业生，其档案转至报到地的用人单位、或由用人单位委托人事代理、或自主选择人才市场办理人事代理或回生源所在地。
2.未就业的毕业生，其档案转递由毕业生自主选择，可根据自身实际情况选择以下档案管理方式：①回生源所在地。凡要求回生源地的必须本人申请（申请表在研究生主页下载专区下载），经学院同意后方可办理。湖南生源转至毕业生所属市的市级教育局毕业生就业办公室，外省生源毕业生档案转至毕业生所属省教育厅或省人力资源与社会保障厅指定的毕业生就业工作服务部门；②省中心托管。湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案托管，2014届毕业生需与省中心签订《人事档案、户籍托管合同书》，免费托管期限从2014年7月1日至2016年6月30日止，在此期限内免收档案托管费用，中心托管合同可来研究生院思政科102办公室领取；③人事代理。毕业生通过到各省（或市）人力资源与社会保障厅（或局）所属的人才服务中心办理人事代理协议，将档案转至相应的省（市）人才服务中心，如湖南省人才流动服务中心、长沙市人才服务中心、湘潭市人才开发中心等（可管理档案、户籍，代评职称、转正定级等）。人事代理集中办理地点在南校图书馆招聘教室。集中办理时间定于6月3日－13日（周末休息）共9天，其中，3日-6日：湖南省人才流动服务中心（不限）；9日-11日：长沙市人才服务中心（建议省内生源或在长沙工作的学生）；12日-13日：湘潭市人才开发中心（限湘潭生源或在湘潭工作的学生）；请通知学生提前确定代理单位，以免错过时间。错过集中办理时间的由学生本人去人事代理办理点办理④暂由学校保管。原则上学校只保管暂未获得毕业证的毕业生档案，其他毕业生档案一般不留校保管。因故暂未获得毕业证的毕业生档案暂不转递，需留校保管以待替换学籍成绩单或补充材料，保管期限为一年，由毕业生本人提出申请，填写《湖南科技大学毕业研究生档案留校保管申请单》，经档案管理部门签字审定后，档案室代其保管。一年后，毕业生本人仍未调出档案的，学校依据国家相关就业政策，不再为其代管，学校将满一年的毕业生档案转至毕业生生源所在地。
三、档案转递
1.毕业生档案是通过中国邮政局采用机要方式寄往接收单位，接收档案单位必须是县级以上有人事档案保管权限的国家企、事业单位或人才服务中心等；无人事档案保管权限的外资、私企、家庭不能接收机要。请毕业生与用人单位或档案接收单位联系准确的档案存放地址，以免影响毕业生档案转递和报到。
2.中国邮政局机要转递信件规定的查询期限为一年，过期不办理查询。应届毕业生务必在档案寄出后两个月内到档案接收单位查询、核实本人档案是否收到。
3.寄出的毕业生档案袋口均粘贴“湖南科技大学研究生人事档案专用封条”，并有湖南科技大学研究生档案专用印章密封。需要有人事档案保管权限的单位才能拆封，没有人事档案保管权限的单位或个人不得拆封。请毕业生保管好档案密封口，以免拆封不当，给档案转递和接收时带来不必要的麻烦。
4.根据有关规定，毕业生档案材料在七月上旬寄出。
5.研究生个人提取档案请于6月24、25、26日来102办公室办理。
四、暑假期间原则上不办理毕业生调档事宜。
联系电话 0731—58291318。
研究生学院（部）
2014年6月5日
